L’evoluzione del protocollo Farmaclick

Da InFarmaClub N. 10

Quando InFarma ha presentato nel 2005 il progetto InFarmaClick, dopo quasi due anni di attenta progettazione e sviluppo, l’accoglienza è stata tutt’altro che calorosa. Sembrava una visione lontana: “Chi farà mai una richiesta di disponibilità con il computer quando c’è la signorina che risponde al telefono?” Oggi InFarmaClick risponde a circa 43.000 richieste di disponibilità al giorno! Molti grossisti adesso considerano queste richieste di disponibilità non solo come delle telefonate in meno, ma come concrete possibilità di vendita in più che i tradizionali sistemi di comunicazione non permettevano.

Il successo di InFarmaClick e del protocollo Farmaclick in particolare, va letto alla luce della standardizzazione che ha portato in un settore non nuovo al proliferare di soluzioni proprietarie che raggiungono solo lo scopo di essere convenienti per uno e costose per tutti gli altri.

Farmaclick è diventato, negli anni, uno standard nel nostro mercato e la conferenza che InFarma e StudioFarma, per la prima volta insieme, faranno in occasione di Cosmofarma l’8 maggio, è il frutto del lavoro svolto in questa direzione. Pur rimanendo tutti proprietari del proprio software, il fatto di avere un unico modo di parlare tra i vari operatori di mercato non può che essere un vantaggio per tutti. Farmaclick è sempre più la lingua franca parlata dal mercato farmaceutico italiano.

La conferenza dell’8 maggio sarà anche l’occasione per parlare di importanti novità e nuovi servizi che Farmaclick introdurrà a breve sul mercato, per offrire ancora più competitività a chi ha creduto nello standard.

Nella nuova versione del protocollo Farmaclick sono state introdotte importanti novità relative alla gestione delle deviazioni dei prodotti. In un mercato dove la concorrenza è sempre più forte, è fondamentale per i distributori farmaceutici riorganizzarsi logisticamente per migliorare l’efficienza e ridurre conseguentemente i costi. In passato le deviazioni prodotti erano limitate agli articoli mancanti (non ho un prodotto nel magazzino A, lo cerco su B). Oggi si parla sempre più di deviazioni logistiche: un determinato prodotto, che mi viene ordinato sul deposito A, lo allestisco dal deposito B semplicemente perché mi conviene farlo (perché, ad esempio, su B il prodotto si trova su un automatico oppure semplicemente ho più spazio su B per quella tipologia di prodotto). Farmaclick permette al grossista di organizzarsi nel modo migliore e, nel contempo, comunica alla farmacia tutti i dati necessari per essere a conoscenza di come e quando la merce verrà consegnata. Le nuove deviazioni introdotte da Farmaclick permetteranno anche di gestire quelle che vengono definite disponibilità differite: se un prodotto è mancante con il consueto giro delle deviazioni ma è presente in un altro deposito che normalmente non serve la farmacia, fino ad adesso, veniva dato inesorabilmente come mancante; per evitare situazioni di questo tipo i grossisti erano costretti ad avere piccole giacenze, di prodotti magari molto costosi e poco venduti, in tutti i depositi, generando evidenti costi aggiuntivi. Con la disponibilità differita, Farmaclick comunica alla farmacia che il prodotto è mancante per la prossima consegna, ma disponibile in un altro deposito anche se con tempi di approvvigionamento superiori al consueto.

Parallelamente alla nuova gestione delle deviazioni, è stata notevolmente migliorata la fase di tracciabilità delle fasi di consegna merce, dando non solo la possibilità al farmacista di conoscere in tempo reale la posizione del corriere che sta effettuando la consegna, ma anche di sapere quante casse verranno consegnate e quali prodotti sono presenti in ogni singola cassa!

In molte farmacie stanno iniziando a fare la comparsa dei sistemi allestimento automatico (i cosiddetti robot di farmacia). La presenza di questi sistemi richiede che la merce a loro destinata, in arrivo dai fornitori, sia divisa da quella normalmente stipata nei cassetti. Farmaclick ora premette di indicare, in fase di ordine, se un prodotto è presente su un sistema automatico o meno. Il grossista gestirà l’allestimento della merce tenendo in considerazione questa informazione, dividendo preventivamente la merce in base alla collocazione che avrà in farmacia.

Notevoli miglioramenti sono stati introdotti anche nella gestione dei resi che rappresentano oggi un grande problema sia per le farmacie che devono ottenere i rimborsi, sia per i grossisti a cui spetta l’onere di gestire il corretto flusso logistico ed economico della merce resa. Farmaclick, con le nuove specifiche, offre una piattaforma completa per una corretta gestione di questa pratica che prevede una richiesta telematica di reso fatta dalla farmacia, una proposta di rimborso restituita dal grossista e tutti gli strumenti necessari per gestire in modo efficiente sia il ritiro della merce dalla farmacia, che successivo rientro in sede dal grossista, con la  conseguente ricollocazione o smaltimento. Queste nuove funzionalità di Farmaclick sono state sviluppate seguendo le indicazioni di un’importante cooperativa laziale, sempre molto attenta a migliorare la logistica, soprattutto quando questo coincide con un migliore servizio per i propri soci.

Altre novità della nuova versione di farmaclick riguardano la gestione di sistemi di fidelity card, dei reclami delle farmacie – collegati al sistema CRM del grossista – e l’arricchimento di servizi già esistenti con nuove e più dettagliate informazioni.

Contestualmente al rilascio delle nuove specifiche è stato realizzato da InFarma un portale interamente dedicato a farmaclick (www.farmaclick.it), dove tutti gli operatori del settore (farmacie, grossisti e software house) potranno trovare materiale e informazioni dettagliate sul protocollo e su eventi particolari legati a questo standard di comunicazione.

InFarma si è fatta promotrice di un’altra importante iniziativa oltre al portale farmaclick, tesa a diffondere sempre più il protocollo in Italia: nel 2010 nascerà un comitato di certificazione farmaclick, aperto sia ai grossisti farmaceutici che alle software house, con lo scopo di certificare i gestionali di farmacia farmaclick compatibili. Il processo di certificazione consisterà nel verificare se i servizi Farmaclick vengono correttamente implementati, con quali parametri vengono richiamati e se le informazioni fondamentali sono presentate al farmacista. Un gestionale di farmacia certificato deve implementare correttamente almeno i servizi di richiesta disponibilità valorizzata, ordine, download documenti, richiesta autorizzazione resi, stato ordine e gestione fidelity card.

La certificazione sarà completamente gratuita. Un gestionale certificato sarà riconoscibile tramite l’apposizione di un “bollino” Farmaclick che verrà rilasciato in seguito all’avvenuta certificazione.